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Modernisation du système de l'aide sociale de l'Ontario

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Modernisation du système de l'aide sociale de l'Ontario

Remplacer la technologie dépassée

En novembre 2014, le Système automatisé de gestion de l'aide sociale (SAGAS) a été mis en place afin de réaliser le programme Ontario au travail, le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) et l'Aide à l'égard d'enfants qui ont un handicap grave (AEHG). Le nouveau système a remplacé le Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS), qui était vieillissant et inadéquat.

Le SGMPS était en place depuis 2001-2002. Au fil des ans, il est devenu évident que le SGMPS n’était pas en mesure de répondre aux besoins futurs des programmes d’aide sociale modernes. Dans son rapport de 2009, le vérificateur général a conclu que la technologie était dépassée et rendait difficile la mise en œuvre de changements de politique, comme les augmentations des taux de prestations. Le vérificateur général a aussi souligné que le système n’était pas assez souple, présentait de graves problèmes en matière d’intégrité et ne permettait pas de gérer les nombreuses règles qui font partie des programmes d’aide sociale de l’Ontario. La mise en œuvre des correctifs et des modifications est devenue difficile puisque trop peu de fournisseurs de services prenaient en charge l’ancienne technologie. Le système risquait de tomber en panne.

Améliorer la réalisation des programmes et les services à la clientèle

Le SAGAS est bâti sur une plateforme souple qui peut être mise à niveau afin de suivre le rythme des développements technologiques au fil des ans. La technologie améliorée du SAGAS :

Une fois entièrement mis en œuvre, le SAGAS améliorera l’administration provinciale de l’aide sociale. Par exemple :

  • Le SAGAS est en mesure d’administrer les modifications apportées aux taux des prestations d’aide sociale dans un délai beaucoup plus court que le SGMPS - et de réduire ainsi de trois mois à trois jours le temps nécessaire à la mise en œuvre d’une modification après la mise à l’essai et permettre au personnel de se concentrer sur d’autres activités de base.
  • Le SAGAS offrira une option en ligne qui permettra aux clients de l’aide sociale de consulter les renseignements sur leur dossier, de recevoir leur correspondance et de signaler les changements dans leur situation. Le SGMPS ne pouvait offrir d’options en ligne aux clients.
  • Le SAGAS enregistre des copies électroniques de la correspondance envoyée aux clients; il n’est donc plus nécessaire de stocker et de chercher les copies sur papier.
  • Le SAGAS permettra de mettre en œuvre plus rapidement et plus facilement que le SGMPS les changements apportés aux politiques et aux programmes. Par exemple, le SAGAS permettra à la province de mettre en place les cartes de paiement rechargeables en remplacement des chèques sur papier, pour les clients qui utilisent toujours ce mode de paiement.  

PwC - Examen de la transition vers le SAGAS et évaluation des progrès réalisés

Afin d’appuyer la transition vers le SAGAS, la province a chargé PwC de réaliser un examen indépendant et de fournir des conseils additionnels sur le meilleur moyen de surmonter les obstacles associés à la mise en œuvre. PwC a publié son examen le 30 avril 2015 et a formulé 19 recommandations. Jusqu’à présent, les 19 recommandations ont été réalisées, sont en cours ou sont prévues à une étape ultérieure.

Pour donner suite à l’examen indépendant, la province a notamment :

  • élaboré le Plan intégré de transition du SAGAS afin de donner suite à l’ensemble des 19 recommandations. Le plan comprend cinq volets de travail prioritaires avec des échéanciers, des livrables et des mesures clairement définis afin de s’assurer que la province réalise des progrès et améliore la prestation de l’aide sociale pour les employés, les partenaires prestataires de services et les bénéficiaires;
  • élaboré un nouveau plan et une nouvelle structure de gouvernance au sein du ministère des Services sociaux et communautaires qui précisent la façon dont la transition vers l’ensemble des activités du SAGAS se déroulera et a publié un plan qui énonce les responsabilités du personnel;
  • désigné un chef de programme chargé de diriger l’exécution du plan et de continuer à aborder les préoccupations soulevées par les partenaires du ministère;
  • fourni une formation améliorée aux employés de première ligne sur des sujets hautement prioritaires qui ont été établis en fonction des commentaires formulés par les employés et les partenaires prestataires de services; 
  • continué d’assurer la participation active des employés de première ligne et des partenaires prestataires de services à la mise en œuvre des recommandations, en tenant compte de leurs commentaires afin de s’assurer que les besoins et les priorités sont satisfaits;
  • mis en œuvre des améliorations, comme un nouveau cadre pour la création et la modification des lettres et des formulaires ainsi qu’un nouvel outil de visualisation du sommaire « en un coup d’œil » qui aide les employés à obtenir rapidement les renseignements clés.

À la demande de la province, PwC a effectué un suivi des progrès réalisés par la province depuis son examen initial. PwC a mené des entrevues auprès d’employés du ministère, de représentants des bureaux du programme Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées ainsi que de l’Association des services sociaux des municipalités de l’Ontario. PwC a déterminé que le plan intégré du ministère reflète les 19 recommandations énoncées dans l’examen de PwC, que la province réalisait des progrès positifs en ce qui concerne la reprise des activités et que les intervenants ont constaté une nette amélioration dans les communications et se sentent plus engagés dans le processus et la prise de décisions.  

Collaborer avec nos partenaires

Le ministère des Services sociaux et communautaires a consulté des représentants du personnel de première ligne, des partenaires pour la prestation de services et des partenaires syndicaux, et a assuré leur participation dans toutes les grandes activités et décisions depuis que la mise en œuvre du SAGAS a été amorcée en novembre 2014.

Le ministre, le sous-ministre et les cadres supérieurs du ministère ont aussi effectué plus de 40 visites dans des bureaux locaux de prestation des services afin de constater de visu les obstacles associés à la mise en œuvre du SAGAS et de collaborer à la détermination des solutions.

Ce partenariat prévoit également une participation active à un certain nombre de groupes de travail notamment :

  • Le Groupe de référence des directeurs et des administrateurs se concentre sur la planification de la transition du programme Ontario au travail vers le SAGAS.
  • Le Groupe de travail technique, composé de représentants municipaux, d’agents de prestation du programme Ontario au travail et d’employés de première ligne et de dirigeants du POSPH. Le groupe propose des améliorations techniques en ce qui a trait à la fonctionnalité du SAGAS et classe ces améliorations par ordre de priorité.
  • Le Groupe de travail du personnel de première ligne fournit des conseils et des compétences spécialisées des employés de première ligne sur le terrain, dans le but d’appuyer les améliorations apportées à la mise en œuvre. Il s’agit notamment du Syndicat des employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO), du Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) et de représentants du personnel de première ligne.
  • Le Groupe de travail sur la continuité des opérations de l’Association des Services sociaux des Municipalités de l’Ontario (ASSMO) collabore avec le ministère afin d’identifier des indicateurs et des paramètres clés de la performance opérationnelle ainsi que des mesures de soutien à court et à long terme en matière d’apprentissage et de formation.
  • Le Comité de direction pour le programme Ontario au travail et la transition du SAGAS, composé de commissaires des services sociaux, d’administrateurs généraux et de cadres du programme Ontario au travail ainsi que de cadres supérieurs du ministère, fournit des conseils stratégiques sur la planification de la transition et la reprise des activités.

Optimisation des ressources

Le SAGAS permettra une bien meilleure optimisation des ressources que le système précédent, le SGMPS.

Les coûts totaux d’élaboration et de mise en œuvre du projet SAGAS, après l’exécution du plan de transition, sont d’environ 294 M$, soit 451 M$ de moins que les coûts d’élaboration et de mise en œuvre de son prédécesseur, le SGMPS, en dollars de 2015.

Le coût total comprend 15,7 M$ de plus que les coûts de transition qui avaient été déclarés en janvier, comme la dotation et le soutien de la TI et le soutien temporaire à la dotation du personnel de première ligne.

Le coût total comprend aussi 5 M$ de plus versé en mars pour soutenir les partenaires pour la prestation de services. La province continue de collaborer avec ses partenaires pour la prestation de services municipaux afin d’analyser leurs besoins et d’y répondre.

Suivi des progrès réalisés vers des activités entièrement stabilisées

Le plan de transition prévoit la mise en œuvre complète des recommandations formulées par PwC d’ici le printemps 2016.

Le ministère s’engage à collaborer avec ses partenaires pour la prestation de services afin d’élaborer des indicateurs qui lui permettront de mesurer les progrès réalisés en ce qui concerne les activités liées au SAGAS ainsi que de stabiliser entièrement le SAGAS et de s’assurer que les employés de première ligne reçoivent du soutien dans la prestation des services essentiels aux clients.

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